Les outils de visioconférence

Entreprise / Education, Univers // jeudi, 14 juin 2018 // Rédigé par Antoine Gruber

La visioconférence a véritablement révolutionné les réunions dans les entreprises, en apportant l’image à la discussion à distance. C’est un vrai plus par rapport à la communication téléphonique. Mettre un visage sur son interlocuteur, analyser ses réactions dans le fil de la discussion, ce sont des informations importantes dans la relation de travail, qu’elle soit établie entre collaborateurs ou entre client et fournisseur. Les entreprises de taille moyenne à grande ont compris depuis longtemps l’intérêt de cet outil qui leur fait économiser temps et argent en créant des salles virtuelles pour de vraies réunions. En comparaison, si l’entreprise devait faire voyager ses collaborateurs pour ces réunions, le coût de transport et de temps salarial payé en voyage serait beaucoup plus important, pour souvent de courtes rencontres. Pour toutes ces raisons, la visioconférence est devenue un outil indispensable dans de nombreuses salles de réunion.

 

En fait, on peut déterminer plusieurs niveaux de système. Le système classique de la visio est un ensemble électronique appelé codec (pour codeur/décodeur) assurant la communication, historiquement, sur des lignes téléphoniques Numéris (appelées internationalement ISDN), mais plus couramment aujourd’hui sur le réseau Internet. Il faut pour cela un débit nettement supérieur à une ligne ADSL, surtout dans le sens sortant (Upload). De l’ordre de 1 à 4 Mbits/seconde pour une visio en résolution HD 1 920 x 1 080 pixels de qualité.

Pour compléter l’installation, ce codec reçoit le signal vidéo d’une caméra pour capter les participants de la salle et fournit entrées et sorties audio et vidéo pour le raccordement de microphones et d’un affichage en écran LCD ou en vidéoprojection.

La version économique de la visio est regroupée par tous les systèmes dits de « communication unifiée », proposant une liaison vidéo sur ordinateur de bureau. On peut citer sans ordre d’apparition, Skype for Business (S4B), nouveau nom du service Lync de Microsoft, Webex, Bluejeans, GoToMeeting et autres. Conçus à la base pour une utilisation personnelle, ces systèmes ont rapidement colonisé les espaces de réunion.

Le niveau avancé de la visioconférence est la salle de téléprésence qui est un agglomérat
 de plusieurs codecs de visio assemblés pour créer un espace de réunion à échelle un. Avec un côté de la table fournie en chaises pour les participants et le côté opposé, équipé d’une série de deux ou trois écrans plats et autant de caméras représentant l’espace virtuel. Chaque participant est capturé par une caméra. La sensation désirée est d’avoir son interlocuteur virtuel assis devant soi à l’échelle un. Tous les constructeurs historiques proposent sur la base de leur codec de visioconférence des versions avancées de téléprésence. Voir Polycom et Cisco (Cisco a racheté la division visioconférence de Tandberg, il y a quelques années maintenant).

 

Avec la téléprésence, voir ses interlocuteurs en taille réelle

Quelles sont les différences entre ces systèmes ? La téléprésence est un système de visio, mais il est conçu et dimensionné par
 le constructeur d’un bout à l’autre de l’équipement pour respecter parfaitement les échelles d’image. Pour bien fonctionner, la téléprésence doit se dérouler entre équipements du même constructeur. Par contre la communication unifiée sur micro-ordinateur n’est pas compatible avec les codecs de visio traditionnels, car ils n’utilisent pas les mêmes codages image et son. En particulier la visioconférence utilise le format H239
 qui permet la transmission de deux canaux image, l’un rapide pour l’image vivante de 
la caméra et un second pour un document type écran d’ordinateur à vitesse plus lente. Cette fonction est très importante, car au-delà de la vision des interlocuteurs à travers la visio, il est souvent utile de débattre face à un document venant d’un ordinateur. Ce peut être une image d’un matériel, un plan ou un tableau de chiffres ; le partage de document permet donc, en parallèle de l’image caméra, d’envoyer dans un sens ou dans l’autre une image venant d’un ordinateur. C’est la raison pour laquelle les salles de visio comportent souvent deux écrans. À la base, l’un montre le site distant et le second le site local, pour vérifier l’image que l’on transmet (cadrage, lumière, etc), mais lors de l’envoi d’un document en mode partagé, l’image locale disparaît et est remplacée par l’image du document partagé. Lorsque la salle ne comporte qu’un écran, au moment du partage de document, il y a plusieurs configurations possibles, mais la plus courante consiste à afficher le document de l’ordinateur en grand et de superposer l’image du site distant dans une petite fenêtre en mode PiP.

 

Des communications multisites

Autre capacité, les codecs de visioconférence peuvent, sous réserve d’acheter l’option, créer des communications multipoints permettant de relier plusieurs codecs entre eux. Cette fonction est étrangère aux systèmes de communication unifiés. Lorsqu’une salle appelle deux ou trois autres salles, l’image se divise en plusieurs fenêtres pour voir tout le monde simultanément. Pour obtenir une bonne vision, l’affichage suivra la parole. Si le site
 A parle, son image est affichée en grand sur les écrans des autres sites, si le site B répond, il est à son tour affiché en pleine image, puis lorsque les personnes parlent localement, toutes les images des sites distants sont à nouveau affichées conjointement. Cela permet de suivre au mieux les réactions des uns et des autres dans la discussion.
 Les constructeurs de visio permettent de mémoriser dans le codec un annuaire de sites régulièrement amenés à être appelés. Mais aussi, et cela est de plus en plus utilisé surtout dans les grandes entreprises, un annuaire dit « global » physiquement situé sur un serveur quelque part sur le réseau. Chaque codec de visio s’y connecte automatiquement et récupère un annuaire qui est géré par un administrateur, pour toute l’entreprise. Ceci permet, si une nouvelle salle de visio est installée dans l’agence à Hong-Kong, de la rendre disponible dans l’annuaire de toutes les visio de l’entreprise dès le lendemain matin.

 

Il existe des codecs de visioconférence à plusieurs niveaux de performance. Pas tant sur la partie communication, mais sur leur capacité de connectique. Une simple salle de réunion de dix personnes ne nécessite pas
 de configuration complexe, le microphone fourni avec le codec sera simplement posé sur la table et la sortie vidéo connectée à l’écran plat ; c’est typiquement l’application d’un SX20 chez Cisco ou d’un Group500 chez Polycom. Par contre, pour une grande salle de conférence avec une régie technique, plusieurs caméras d’un autre constructeur, la nécessité de mélanger des sons venant du pu- pitre ou des micros sans fils, il faut un codec équipé de nombreuses entrées/sorties pour s’adapter à toutes les configurations. C’est typiquement l’application des produits SX80 de Cisco ou Group 700 de Polycom.

 

Des services gérés dans le Cloud

Toujours pour ces codecs de visioconférence, il faut considérer les options possibles. Les constructeurs proposent différentes caméras, avec des capacités de zoom adaptées aux dimensions de la salle. Mais aussi la licence 
« multisite » pour permettre de communiquer avec plusieurs sites distants simultanément. Cette dernière possibilité peut être assurée de façon externe par un pont de communication, propriété de l’entreprise ou d’un prestataire externe. À choisir en fonction de la fréquence des besoins. Les revendeurs proposent de plus en plus de services de « cloud ». Les participants à une visioconférence se connectent toujours au même point dans le nuage, et saisissent un numéro de conférence. Le prestataire de service externe met en relations les différents participants à cette conférence.
 Les visio ont aussi la capacité d’établir des communications en audioconférence, donc en son seul. Cela n’est pas une option à l’achat, mais une question de configuration
 et d’infrastructure de communication de l’entreprise. L’intérêt réside dans le fait que le codec de visio est déjà nativement équipé de processus de traitement du son, type limiteur compresseur. Il est donc prêt pour ce type de service.


Les codecs de visioconférence comportent nativement un circuit anti-écho intégré, pour que le son venant du site distant, lorsqu’il est repris par le micro local, ne soit pas ré-encodé et renvoyé au site distant. Cependant pour des installations complexes, grandes salles de conférence ou salles du conseil, on utilise plus généralement un circuit anti-écho intégré dans le processeur audio qui assure le mélange des sources audio de la salle. Celui-ci traite individuellement les différents micros pouvant être utilisés simultanément lors de la session.

 

Les caméras suivent le participant qui s’exprime

Lorsque l’on est dans une salle de direction ou une salle de conseil avec la mise en place des participants autour d’une table en long, les constructeurs proposent une solution de suivi automatique de l’orateur par la caméra, plutôt que de positionner la caméra en plan large pour voir tout le monde, comme on le fait dans une petite salle. Or dans ce cas, les participants apparaissent nombreux, mais bien petits dans l’écran distant. EagleEye Director de Polycom, SpeakerTrack de Cisco, sont deux systèmes similaires qui permettent de faire des plans serrés sur la personne qui parle et des plans larges lorsque l’on écoute le site distant. À la base, deux caméras sont installées à proximité de l’écran de la salle, dessus ou dessous. Une surface de multiples microphones analyse l’origine de la parole, par détection de phase, et en complément une détection de visage permet de centrer 
la caméra vers l’orateur. Les systèmes ne
 sont pas instantanés, mais assez rapides
 tout de même. En cas de doute, si plusieurs personnes parlent simultanément, ou si l’on écoute le site distant, un plan large est automatiquement diffusé. Une autre solution est de créer un système basé sur l’automation de la salle. L’automate reçoit les informations de prise de parole par les micros de conférence situés devant chaque participant ; à partir
 de cette information, l’automate dirige une caméra vers la personne qui vient de prendre la parole. 


À l’opposé, les systèmes de communication unifiés sont des solutions économiques 
de la visioconférence. Elles fonctionnent toutes par le réseau Internet à travers des sociétés proposant l’architecture de liaison, annuaire et application. Dans tous les cas,
 un ordinateur est utilisé pour l’interface de communication. Ce peut être le portable d’un participant ou un ordinateur fixe installé dans la salle. Pour une salle de réunion, on utilise une caméra et un système d’interface audio qui se connectent en USB sur l’ordinateur. De nombreux constructeurs proposent aujourd’hui caméra, micro ou des packages regroupant les deux fonctionnalités. La partie audio comporte un micro ou un système de micro à poser sur la table et délivre en retour un signal audio pour diffuser le son du site distant dans l’écran plat ou à travers la sonorisation de la salle.

 

L’installation est facilitée, la qualité d’image est variable en fonction de la qualité de la liaison, et le système ne permet pas le partage d’un document type image ordinateur en parallèle. Le suivi automatique n’est pas possible, pas le multi site, etc. La communication unifiée propose donc des solutions de base pour assurer l’échange image et son, mais ne porte pas les services et les performances au niveau des systèmes classiques de visioconférence.

 

Veiller à la qualité de l’éclairage

Autre point important, qui malheureusement n’est pas pris en compte en général, l’éclairage de la salle de réunion, lorsque celle-ci est utilisée en visioconférence. Souvent les salles de réunion sont installées dans des locaux
 de type bureau avec un éclairage au plafond, par spots ou par luminaires en dalles de
 60 x 60 cm à tubes. Cet éclairage est suffisant pour écrire et voir son écran d’ordinateur. Lors d’une discussion entre personnes, l’œil et le cerveau humain compensent les aberrations de cette lumière qui produit des ombres verticales. Mais lorsque la prise de vue par caméra intervient, la faiblesse de cette lumière apparaît. Les spots font des ronds de lumière sur la table, les luminaires des brillances sur les crânes dégarnis et des ombres peu valorisantes sur les parties basses des visages. Il est donc important de rechercher un éclairage adapté dans les salles équipées de systèmes de visioconférence. Il faut utiliser des luminaires qui diffusent la lumière, et si possible plutôt à l’horizontale et venant du mur où se trouve la caméra. Des lampadaires équipés d’abat-jour diffusants ou des appliques dans le même esprit seront plus efficaces.

Toujours dans le but de mettre en valeur la qualité de rendu de la visioconférence, il est important de demander à l’installateur de régler l’écran LCD. Ceux-ci sont livrés par les constructeurs dans des modes de rendu très contrastés qui ne posent pas trop de problèmes pour une diffusion de PowerPoint ou autre image d’ordinateur, mais ne sont pas adaptés pour la visio. Demander un mode Movie, par exemple, beaucoup plus linéaire, moins contrasté avec une colorimétrie plus chaude. Ou encore mieux, demander un étalonnage des écrans.

 

Une salle de visioconférence bien installée offre l’assurance de réunions distantes réussies, qui permettront à l’entreprise de faire de précieuses économies de temps et d’argent. Il est donc important d’engager l’investissement jusqu’au bout pour que ces salles de réunion procurent des conditions visuelles et auditives optimales pour les utilisateurs.

 

 

* Extrait du dossier « Réunions interactives et collaboratives » paru pour la première fois dans Sonovision #10, p.38/48. Abonnez-vous à Sonovision pour accéder à nos articles dans leur totalité dès la sortie du magazine.

 

** Cet article est également extrait du hors-série de Sonovision Comment réussir sa salle de réunion ?

Cet ouvrage de 180 pages illustrées décrit les équipements audiovisuels et de communication à installer dans une salle réunion. Il les détaille selon cinq situations types : la huddle-room, la petite salle de réunion, les salles moyennes, les grandes salles de réunion et les salles de conseil. Il fait le point sur les technologies d’affichage vidéo, écrans LCD, vidéo-projecteurs, murs à LED. Il décrit les multiples outils de communication, audio et visioconférence, sélecteurs/scalers et passerelles sans fil, les modes de transport des signaux vidéo et images informatiques, systèmes de réservation de salles. Plusieurs annexes techniques fournissent des informations sur le choix des tailles d’écran, la puissance des vidéo-projecteurs et la connectique.

Ce numéro hors-série est gratuit pour les abonnés à Sonovision.

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