Les équipements d’une petite salle de réunion

Entreprise / Education, Univers // lundi, 25 juin 2018 // Rédigé par Pierre-Antoine Taufour

La petite salle de réunion accueille des groupes de taille limitée, jusqu’à vingt personnes, pour des réunions de travail ou des activités de formation. Les participants sont assis autour d’une table centrale pour s’informer, échanger ou apprendre.
 Pendant de nombreuses années, l’équipement classique pour diffuser les images d’un ordinateur consistait en la mise en place d’un vidéoprojecteur au plafond. Avec l’arrivée des modèles à courte focale, associés ou non à un tableau blanc interactif et le développement des écrans LCD de grande taille, cette solution n’est plus privilégiée.

  

En effet, même si le coût d’acquisition d’un vidéoprojecteur reste compétitif par rapport à un écran LCD de grande taille, son installation en plafond (support, tirage des câbles, alimentation électrique...) viendra grever le prix initial de l’équipement. Le niveau lumineux sera moins élevé qu’un écran LCD, surtout dans une salle où l’on doit conserver un éclairage minimal pour le déroulement de la réunion. D’autre part, en cas d’intervention pour maintenance ou changement de lampes, il faut déplacer les tables et monter en hauteur. Tous ces inconvénients ont conduit à l’abandon du vidéoprojecteur en plafond pour le remplacer par un écran LCD de grande taille, au minimum avec une diagonale de 50 pouces pour les très petites salles, plutôt de 65 à 84 pouces pour les plus grandes. La diagonale sera choisie en fonction de la position des sièges les plus éloignés.


Le vidéoprojecteur à courte focale conserve ses adeptes, en particulier dans le cadre de
la formation, pour ses fonctions de tableau blanc interactif. En effet, un écran LCD tactile de grande taille voit son prix presque doubler par rapport à un modèle normal.

 

L’écran LCD remplace le vidéoprojecteur

Dans une petite salle de réunion, les participants s’installent autour de la table centrale. Les images informatiques sont diffusées par l’écran LCD fixé sur l’un des murs de la salle, en général avec un axe de diffusion dans le sens de la longueur, mais ce n’est pas une obligation. Il faut veiller à ce que tous les sièges soient placés dans le trapèze de confort visuel. Bien vérifier que la lumière solaire 
ne vienne pas frapper directement la dalle
 de l’écran, et faire attention au soleil bas sur l’horizon en hiver en début de matinée ou dès le milieu de l’après-midi. En dehors de ces cas de figure, la puissance lumineuse émise par l’écran LCD est suffisante pour un usage en lumière du jour et n’exige pas une occultation des fenêtres.

Pour ne pas tourner le dos à l’écran, il n’y aura aucun participant assis sur le bord de table le plus proche. Cela peut réduire la capacité d’accueil initial de la salle. Il faut en tenir compte lors de l’implantation de la table et des sièges si les réunions sont régulièrement accompagnées d’une projection informatique.

Une table rectangulaire n’est pas la forme la plus adaptée, car les personnes assises sur les bords latéraux dans le sens de diffusion, peuvent être gênées par l’épaule de leur voisin lorsqu’elles regardent l’écran. C’est pourquoi des fabricants de mobilier proposent des tables de réunion en forme de V pour mieux dégager la vision de l’écran. En cas de visioconférence, la caméra centrale cadre mieux les participants dans cette configuration.

L’écran LCD sera fixé au mur grâce à un support mural, avec sa base placée au minimum à 1,20 m du sol. Il faut veiller au poids de l’appareil pour sa fixation dans le mur. Certaines parois constituées de structures légères garnies de plaques en BA13 sont insuffisantes. Dans ce cas, demander un renfort en double peau à l’aménageur pour supporter la surcharge ou prévoir un support plafond fixé dans la dalle de béton. Les câbles circuleront discrètement par la colonne du support.

Pour la diffusion des contenus audio associés aux documents vidéo, la partie audio des écrans LCD sera suffisante pour une petite salle d’une dizaine de personnes. Lorsque sa capacité atteint la vingtaine de participants, prévoir des enceintes acoustiques optionnelles si elles sont proposées par le constructeur, ou une paire d’enceintes amplifiées fixées de part et d’autre de l’écran, ou une barre de son. Leurs entrées sont raccordées directement sur la sortie audio de l’écran LCD.

Les participants sont assis face à face autour de la table ; une sonorisation dédiée à l’amplification de leurs propos est totalement inutile.

 

Où placer le panneau de raccordement ?

Le ou les ordinateurs qui alimenteront l’écran LCD seront utilisés par les participants depuis la table de réunion. Le câble de liaison devra cheminer depuis la table jusqu’à l’arrière de l’écran. La distance restera inférieure à une dizaine de mètres et le raccordement pourra se faire directement en HDMI, DVI ou DisplayPort selon les connecteurs disponibles à l’arrière de l’écran. Si le cheminement des câbles conduit à une longueur supérieure, prévoir un système de déport sur paires torsadées. Un câble volant direct risque de souffrir rapidement et donne un aspect peu fini à l’installation. Il est donc préférable de prévoir une liaison fixe qui aboutit à proximité de la table sur un panneau de raccordement. Ce principe de raccordement avec une étape intermédiaire, simple dans son principe, est en réalité difficile à réaliser dans le cas de tables mobiles, comme dans la grande majorité des petites salles de réunion.

Si les salles sont aménagées dans le cadre 
de travaux neufs, l’idéal est de faire poser
 un boîtier de sol sous l’emplacement de la table, mais surtout pas en son centre, ce qui obligerait à aller se glisser sous la table pour effectuer les branchements. Une disposition des tables en U ou en V facilite alors l’accès à un boîtier de sol central. On peut envisager aussi un panneau de raccordement directement intégré à la table, mais cette solution est difficile à mettre en œuvre et à maintenir en l’état, dans le cas de tables mobiles.

La pire solution, c’est le panneau de raccordement fixé latéralement sur un mur, même si elle a la préférence des électriciens qui font courir, en périphérie sur les murs, une goulotte pour les prises de courant et les prises réseau. Le passage des câbles volants entre le mur latéral et la table centrale constitue un risque lors du déplacement des participants, pour eux-mêmes et pour le matériel.
 Il n’y a réellement aucune solution satisfaisante pour les câbles de liaison dans le cas de tables mobiles. Des tables fixées à demeure permettent de sécuriser cette liaison et de mieux la protéger. Mais cela reste beaucoup plus difficile à réaliser avec du mobilier non fixé.

 

La passerelle sans fil est la solution idéale


C’est pourquoi la mise en place d’une passerelle sans fil pour transmettre les images entre l’ordinateur posé sur la table et l’écran LCD constitue une solution alternative, élégante et efficace. Leur succès est dû en grande partie au confort apporté par rapport aux entrelacs de câbles au milieu des tables de salles de réunion. Le boîtier récepteur de la passerelle sera placé à proximité de l’écran LCD auquel elle sera reliée par un câble HDMI/DVI ou DisplayPort selon sa connectique de sortie. Il faut éviter de la cacher à l’arrière de l’écran LCD pour éviter toute interférence entre les deux appareils et la rendre accessible pour un éventuel remplacement rapide, l’appairage des « boutons » de réception ou un éventuel accès aux ports USB.
 La mise en place d’une passerelle sans fil ne dispense pas de l’installation d’un panneau de raccordement à proximité de la table, pour pallier une éventuelle défaillance de cet équipement ou une panne du réseau wi-fi.

L’audioconférence est devenue un outil quotidien pour faire intervenir des participants à distance. La solution la plus efficace est d’installer un système d’audioconférence au centre de la table. Polycom, Alcatel, Konftel, Soundstation proposent de nombreux modèles. Ils disposent de leur propre codec et de leur interface vers le réseau utilisé (analogique, IP...). Ils sont équipés d’une fonction d’annulation d’écho, indispensable pour un meilleur confort d’écoute. Compte tenu du prix, ces solutions sont préférables à des périphériques simplifiés qui se connectent uniquement sur un terminal mobile, car ils mobilisent ce dernier qui peut être affecté à une autre tâche. La zone de captation des systèmes d’audioconférence correspond environ à huit ou dix personnes. Si l’assistance est plus importante, prévoir un micro d’extension, souvent proposé comme accessoire. Ne pas oublier de ramener au centre de la table une prise de courant supplémentaire et un accès réseau, à moins d’employer le wi-fi ou une connexion USB sur un ordinateur portable.

 

Un outil de visioconférence mobile

L’installation d’un équipement de visioconférence va dépendre de sa fréquence d’utilisation dans la salle. Si les visioconférences sont organisées de manière épisodique, il est plus économique de prévoir un équipement mobile apporté dans la salle selon les besoins, par exemple un système ConferenceCam Connect ou équivalent, très simple à mettre en œuvre et bon marché, mais qui reste limité à un groupe de quatre ou cinq personnes. Plus sophistiqués, les systèmes Polycom de la série CX5000 avec une prise de vues sur 360 ° et une sélection automatique du cadrage vers le locuteur. Leurs images sont renvoyées vers l’écran LCD de la salle via la liaison employée pour la diffusion des images de l’ordinateur. Des systèmes permettent de cascader les deux outils pour éviter la commutation alternative et d’envoyer les images de l’ordinateur vers
 le ou les interlocuteurs. Ces systèmes légers fonctionnent principalement avec les services de communication unifiée.


Dans le cas d’un usage régulier de la visioconférence, il sera plus commode de fixer une caméra de type fixe ou à tourelle PTZ au-dessus de l’écran LCD. Dans ce cas, le codec sera placé à proximité de l’écran LCD et raccordé sur ce dernier via l’une des entrées HDMI/DVI ou DisplayPort. Dans cette configuration, la mise en place d’une table en V fournit de meilleurs cadrages des participants autour de la table.

 

Une automation pour simplifier l’exploitation

Avec un nombre aussi limité de matériels, on pourrait supposer qu’un système d’automation serait superflu pour une salle de petite capacité. Mais il peut apporter plusieurs améliorations au niveau de l’exploitation quotidienne. Il n’y a pas besoin d’un système sophistiqué avec écran tactile. Tous les constructeurs d’automates pour l’audiovisuel (AMX, Crestron, Extron, Kramer...) proposent des systèmes simplifiés dont le panneau de contrôle est constitué de touches programmables. Ils permettent d’éviter les aléas liés 
à la télécommande infrarouge de l’écran LCD comme sa perte, son déplacement vers une salle voisine ou des piles vides. Le panneau de commande fixé au mur, et qui donc ne s’envolera pas, regroupe une commande générale d’allumage des équipements et leur extinction, la sélection d’une ou plusieurs sources et enfin une commande de volume. Un second avantage de ces systèmes simples est d’unifier le panneau de commandes avec les mêmes indications partout sur le site, quels que soient l’équipement de la salle et les variations dans les références des matériels qui évolueront forcément dans le temps. Que la salle soit équipée d’un écran LCD ou d’un vidéoprojecteur, d’un système de visio ou pas, d’un second panneau de raccordement, la présentation du panneau de commande sera identique partout et les utilisateurs s’y retrouveront toujours.

Si le nombre de salles dans le bâtiment est important, il offre aux services généraux la possibilité de couper l’alimentation électrique sans devoir faire le tour des salles. Il offre également le moyen de faire un premier dépannage à distance et de recueillir des statistiques sur l’usage des salles et les heures de fonctionnement des matériels. Autre exemple rencontré dans un centre de congrès, l’utilisation des équipements audiovisuels est facturée en sus de la location de la salle,
 et ainsi le régisseur audiovisuel peut bloquer leur usage. Même si cela peut paraître surdimensionné, l’option de l’installation d’un automate n’est pas à négliger, même pour les petites salles de réunion.

Le nombre de matériels à raccorder sur le réseau électrique d’une petite salle de réunion n’est pas très élevé et on pourrait croire qu’il suffit d’équiper la salle avec la densité habituelle de prises de courant. Il ne faut pas oublier que les participants utiliseront souvent leur ordinateur portable sans obligatoirement le raccorder à l’écran LCD et qu’ils souhaiteront l’alimenter sur secteur. Même chose avec les distraits qui tombent à court de batterie pour leur smartphone ou leur tablette. Cela finit toujours par un ou deux blocs multiprises disgracieux traînant au centre de la table. Et en plus avec la taille des blocs secteurs sans câble d’alimentation, on ne pourra utiliser qu’une prise sur deux. Pour simplifier la vie de tous les participants on peut prévoir des solutions alternatives comme les alimentations USB directement montées en modules prises de courant et des platines de recharge par induction comme celles proposées par Kramer ou Ikea.
 L’installation des équipements audiovisuels dans une petite salle de réunion ne pose aucune difficulté particulière. Mais ce sont souvent des éléments annexes comme les panneaux de raccordement, la circulation des câbles au centre de la table ou l’alimentation électrique des terminaux mobiles des participants qui créeront le plus de désagréments quotidiens. Nous ne saurons trop insister sur les progrès indéniables apportés par l’usage des passerelles sans fil.

Ces petits tracas apparemment insignifiants conduisent souvent à une désaffection de ces petites salles de réunion vers des lieux plus spacieux et mieux équipés et dans lesquels les équipes de conception auront privilégié l’intégration technique. Il est donc primordial d’apporter un soin particulier à ces éléments annexes d’intégration pour le confort des utilisateurs et favoriser ainsi un usage régulier des équipements installés.

 

 

* Article extrait du dossier « Réunions interactives et collaboratives » paru pour la première fois dans Sonovision #10, p.38/48. Abonnez-vous à Sonovision pour accéder à nos articles dans leur totalité dès la sortie du magazine.

 

** Cet article est également extrait du hors-série de Sonovision Comment réussir sa salle de réunion ? Cet ouvrage de 180 pages illustrées décrit les équipements audiovisuels et de communication à installer dans une salle réunion. Il les détaille selon cinq situations types : la huddle-room, la petite salle de réunion, les salles moyennes, les grandes salles de réunion et les salles de conseil. Il fait le point sur les technologies d’affichage vidéo, écrans LCD, vidéo-projecteurs, murs à LED. Il décrit les multiples outils de communication, audio et visioconférence, sélecteurs/scalers et passerelles sans fil, les modes de transport des signaux vidéo et images informatiques, systèmes de réservation de salles. Plusieurs annexes techniques fournissent des informations sur le choix des tailles d’écran, la puissance des vidéo-projecteurs et la connectique.

 

Ce numéro hors-série est gratuit pour les abonnés à Sonovision.

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