Petites salles de réunion: Systèmes d’automation et outils de travail

Intégration Audiovisuelle, Technique // mardi, 19 juillet 2016 // Rédigé par Pierre-Antoine Taufour

Pour piloter les équipements de la salle réunion, le temps de la télécommande du vidéoprojecteur ou de l’écran LCD posée sur la table est révolu. De nouveaux moyens de communication font leur apparition... Seconde partie de notre article consacré aux équipements audiovisuels de salles de réunion de petite taille, ces nouveaux espaces définis par les Américains sous le nom de « huddle room »... (Pour lire la première partie, cliquez ici )* 

 

Les risques de perte ou les piles presque vides ont eu raison de la patience des utilisateurs. Très vite, des systèmes de pilotage ou des automates ont été installés et un intégrateur estime qu’au moins 70 % des salles en sont équipées. Frédéric Van der Meulen constate que « pour les petites salles, les clients veulent du simple et de l’économique avec un panneau de commande à boutons et une configuration prédéterminée comme avec le MediaLink d’Extron. Les systèmes plus complets, avec dalles tactiles couleur et une programmation sur mesure comme ceux d’AMX ou de Crestron, sont réservés aux grandes salles ou aux salles de direction. »

Il est préférable de choisir des automates se raccordant au réseau, car il sera plus simple d’assurer une supervision des équipements à distance par le service audiovisuel ou le prestataire en charge de la maintenance. Ces outils de supervision sont assez peu demandés directement par le client et sont fournis plutôt à l’initiative des bureaux d’études et des intégrateurs.

Si les salles sont réparties sur plusieurs bâtiments ou même sur plusieurs sites distants, le client comprend vite l’avantage d’un tel outil en évitant des déplacements multiples. Sur de tels sites, les services généraux disposent d’outils de GTB (Gestion technique de bâtiment) et ils souhaitent y intégrer aussi les équipements audiovisuels.

François Tourny regrette que souvent cela ne soit pas possible par absence de passerelle entre le système de GTB et l’audiovisuel. Plusieurs grands constructeurs de systèmes de pilotage audiovisuel mettent en avant ces fonctions, mais il relève que ces logiciels s’avèrent trop propriétaires et fermés. De son point de vue, Global Viewer d’Extron est l’outil le mieux adapté et l’un des plus ouverts, offrant en outre une fonction antivol : si l’un des équipements est débranché du réseau, une alarme est envoyée vers le poste de supervision.

Au sujet de la supervision des équipements, Bruno Guillemin, ingénieur technico-commercial chez Kramer France, pointe un avantage des passerelles de diffusion sans fil VIA qui offrent d’emblée un moyen de supervision des équipements et un outil d’analyse des usages, car elles sont reliées systématiquement au réseau. Nabil Boujri précise de son côté que « Barco propose le ClickShare management Suite pour gérer et suivre à distance le fonctionnement des passerelles ClickShare ». Ces outils facilitent aussi la mise à jour des firmware et globalisent la configuration des passerelles sans devoir se rendre dans chaque salle.

Complémentaires aux systèmes d’automation et de supervision, les outils de réservation de salle sont couramment déployés dans les immeubles de bureaux. Ils se concrétisent par un écran tactile de 7 ou 10 pouces installé à côté de la porte de la salle. Lequel indique si celle-ci est libre ou occupée, avec des informations sur le prochain créneau d’occupation. Le système est couplé aux outils d’agenda et de messagerie de manière à ce que chacun puisse réserver une salle depuis son ordinateur.

Là encore, les spécialistes des systèmes de pilotage et de supervision d’équipements audiovisuels proposent des outils de réservation de salle. Mais on constate qu’ils ne sont pas aussi aboutis par rapport à des solutions dédiées, comme celles d’Eveko (Comil), Innes, Tripleplay ou SharingCloud, associés à des systèmes d’affichage dynamique. L’absence de couplage à la gestion des équipements audiovisuels n’est pas un handicap, mais comme ce sont souvent les services gérant l’audiovisuel qui les exploitent, il est habituel qu’ils soient fournis et déployés par les intégrateurs AV.

 

Les outils collaboratifs et de visioconférence

Les outils de travail collaboratif (partage d’écran ou d’applications, tableau blanc interactif ou TBI, audio et visioconférence) sont utilisés couramment en entreprise, d’autant que les équipes réunies autour de projets sont dispersées entre plusieurs sites éloignés. Il est donc logique d’intégrer ces nouveaux moyens de communication dans les salles de réunion.

Concernant le TBI, la demande des entreprises reste marginale d’après Frédéric Van der Meulen. Un autre distributeur la chiffre à environ 20 %. Qu’ils soient intégrés à un vidéoprojecteur ou dans un écran LCD tactile, plusieurs logiciels et interfaces sont en concurrence avec chacun des particularités, exigeant un apprentissage pour l’exploiter efficacement. Il semble que ces outils soient mieux adaptés au secteur de la formation où l’enseignant reste affecté à une salle et pourra en perfectionner son usage. Les utilisateurs en entreprise passent d’une salle à l’autre sur différents sites et ne peuvent pas maîtriser l’ensemble des logiciels de TBI. Bruno Guillemin pointe là un avantage des solutions VIA Campus et VIA Collage capables d’accueillir les versions logicielles des principaux acteurs de ce marché (Promethean, Sankoré ou Smart Technologies) et de faire face ainsi à la diversité des situations.

Dans le domaine du travail collaboratif et des communications unifiées, l’outil Lync de Microsoft (renommé Skype For Business) est extrêmement répandu en entreprise. Il offre de multiples fonctions de communication et d’échange, dont la visioconférence individuelle de PC à PC. Il est donc logique que les participants à une réunion souhaitent l’exploiter au cours de leurs échanges. Cela peut se limiter à renvoyer l’image d’un PC portable sur l’écran de la salle, mais se pose alors la question de la prise de son et du cadrage de la caméra intégrée. La solution consiste à raccorder un outil d’audioconférence, par exemple le Soundstation de Polycom, au port USB du PC servant à la communication Lync.

Pour la prise de vues, Logitech, Polycom, Vidyo, etc. proposent des petites caméras télécommandées, elles aussi raccordables en USB au micro-ordinateur. Elles peuvent être posées sur la table ou, encore mieux, fixées sur l’écran LCD de la salle.

Ce couplage entre les équipements AV des salles de réunion et la visioconférence ne saurait signifier la fin des salles de visioconférence dédiées. Les performances des codecs et surtout des caméras robotisées avec des zooms conséquents constituent des avantages indéniables lorsque les réunions se prolongent et qu’elles réunissent plus de trois ou quatre participants. D’ailleurs dans les grands sièges sociaux, à côté des très nombreuses salles de réunion, on continue à installer des salles de visioconférence avec le schéma traditionnel, deux écrans LCD 55 pouces, le codec et une ou plusieurs caméras. Elle sera dédiée à cet usage tandis que la salle de réunion classique sera complétée par un petit système de visioconférence USB pour un usage ponctuel.

Pour les salles plus importantes, déjà équipées en prise de vues avec une sonorisation traditionnelle, des interfaces comme le Vaddio AV Bridge Matrix Pro ou le Mediaport 200 d’Extron convertissent les signaux vidéo et audio vers un PC équipé des outils de travail collaboratif. Ces produits illustrent parfaitement la tendance du couplage entre les équipements audiovisuels traditionnels des salles de réunion et l’explosion des outils collaboratifs et de communication à distance. 

 

* Extrait de notre article paru en intégralité, pour la première fois, dans Sonovision #3, pp 48-51. Abonnez-vous à Sonovision pour recevoir, dès leur sortie, nos articles dans leur totalité

La première partie de cet article est à lire ici

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