Spark Board & Spark Meetings : une approche plus productive des réunions

Entreprise / Education, Services // vendredi, 08 septembre 2017 // Rédigé par Nathalie Klimberg

Afin que les réunions ne soient plus chronophages et improductives, Cisco a créé Cisco Spark Board, un écran connecté qui propose une salle de réunion virtuelle ; celle-ci renouvelle l’expérience utilisateur et l’approche collective des projets.*

 

Au début de l’année, Cisco a lancé officiellement Spark Board, une interface matérielle qui complète sa solution collaborative Spark Meetings destinée à accompagner les projets de groupe. Au travers de l’approche Spark, Cisco résout les problèmes organisationnels récurrents et les plus antiproductifs allant de pair avec les réunions… Ainsi les questions telles que : « Où est l’agenda ? », « Qui a la dernière version de la présentation ? » ou « Qui assiste à la réunion ? » deviennent obsolètes. Dans la foulée, grâce à une offre SaaS basée sur le cloud, Cisco met un terme à la démultiplication des câbles et aux incompatibilités de matériel, tout en favorisant le travail dans de bonnes conditions de mobilité.

« La transformation digitale incite les entreprises à modifier leur façon de travailler. En parallèle d’une masse d’informations toujours plus importante à hiérarchiser, l’efficacité individuelle s’efface au profit de la performance de l’équipe. Cisco a pris en compte cette tendance pour développer une solution globale, hardware et software, qui facilite grandement les interactions en interne, mais aussi avec les clients », commente en préambule Fabien Medat, directeur technique de l’unité de collaboration Cisco France.

Avec l’application Cisco Spark, les collaborateurs d’une entreprise, les partenaires, peuvent travailler sur un projet donné depuis un ordinateur de bureau, un laptop, un smartphone ou une tablette. Grâce à une localisation dans le cloud, la connexion depuis un seul appareil suffit pour que l’information soit répercutée sur tous les autres. Quant au Spark Board, il stimule l’interactivité et la collaboration entre les acteurs impliqués dans le développement du projet…

 

Cisco Spark Board, une porte ouverte vers plus de communication et de créativité…

Concrètement, l’écran Cisco Spark Board, couplé à l’intelligence du service Cisco Smart Meetings, propose une salle de réunion virtuelle qui change radicalement l’organisation, la gestion et le suivi des réunions…

L’écran offre une interface tout-en-un qui agrège des outils aujourd’hui indispensables pour une collaboration d’équipe dans une vraie salle de réunion, à savoir un tableau blanc et une plate-forme de réception des appels vidéo et audio.

Tous les invités peuvent se connecter très simplement via leurs périphériques Android ou IOS avec l’application Cisco Spark chargée sur leur appareil, et ainsi prendre part à la réunion, où qu’ils soient. Le Cisco Spark Board détecte automatiquement les appareils compatibles Cisco Spark présents dans la pièce et suggère une activité en interaction avec les autres participants (appel, tableau blanc ou partage sans fil de présentation).

Toutes les pages créées sur l’interface Tableau Blanc du Spark Board seront automatiquement sauvegardées dans le cloud et associées à la salle virtuelle de la réunion. Les membres de l’équipe conviés à la réunion pourront ainsi continuer à travailler ultérieurement partout où ils le souhaitent.

« L’application Cisco Spark se connecte automatiquement à l’annuaire de l’entreprise et à son agenda afin d’organiser la réunion dans des conditions optimales. Une messagerie instantanée permet d’entrer individuellement ou collectivement en contact en mode “Chat” avec les participants de la réunion, en amont ou en aval, d’envoyer des documents directement, et même d’agrémenter les échanges d’émoticones !

« Tous les documents posés dans la salle de réunion virtuelle par les participants pour la réunion seront stockés de façon cryptée cloud pour des raisons de sécurité », détaille Grégory Gestin responsable de la Business Unit Vidéo Conférence Cisco avant de compléter : « Tout a été pensé pour simplifier les échanges. En mode tableau blanc, l’intervenant n’est jamais pris au dépourvu parce qu’il a égaré son stylet, car il écrit ou dessine avec ses doigts ou un crayon passif. Un simple bouton active le partage d’écran, mettant ainsi au rebut l’usage de la télécommande. L’animateur peut ainsi travailler en mode de coédition avec, dans une fenêtre “Picture in Picture”, un ou plusieurs interlocuteurs… ».

 

Spark Meetings, une solution qui va au delà d’un outil de gestion des conversations live…

« Avec Spark Meetings, j’ai pu créer des groupes de travail par projet avec une place d’échange qui reste très active avant et après la réunion. Depuis son adoption, ma boîte mail s’est désengorgée et les démarches de projets de l’entreprise sont plus collaboratives. Les différents accès sécurisés offrent la possibilité d’entreprendre des échanges en mode projet avec des prestataires extérieurs ou des clients dans un total respect de la confidentialité et avec des niveaux de sécurité par paliers grâce à des autorisations d’administration paramétrables », témoigne William Biotteau, directeur des ventes de Toshiba Systems qui travaille avec l’environnement Spark Meetings/Spark Board depuis octobre dernier.

« Lorsque je suis à proximité du Spark Board, avec mon smartphone, les échanges en visioconférence se commutent automatiquement sur le grand écran ; à l’inverse, lorsque je dois quitter la pièce en urgence ou si je veux poursuivre ma conversation dans un cadre plus confidentiel, je peux reprendre la vidéoconférence sur mon smartphone… », poursuit-il conquis par la flexibilité de la solution. Par ailleurs, il constate que même ses collaborateurs les plus réservés se sont approprié cet environnement de travail…

 

Cisco Spark Board en pratique

Équipement trois-en-un, Cisco Spark Board propose une plate-forme d’appel et d’échange de documents, un environnement de travail collaboratif et un terminal de visioconférence normalisé SIP.

L’écran tactile Led multitouch du Spark Board est doté d’un fort contraste pour permettre une utilisation dans des environnements lumineux. Une douzaine de micros installés au dessus de l’écran analysent et captent automatiquement les voix dans la salle en homogénéisant les niveaux sonores quelles que soient les distances. Une caméra 4K, opérationnelle à 30 centimètres, restitue la présence de l’interlocuteur principal de la visioconférence avec une distorsion corrigée et avec une netteté analogue à celle de l’auditoire présent dans le reste de la salle.

Côté connexion, l’écran est doté d’une entrée HDMI et la configuration possède un système de détection des objets connectés en wifi (téléphones et tablettes) qui offre la possibilité d’un partage d’écran très intuitif. Cisco Spark existe dans une version web qui permet d’accéder aux fonctionnalités de l’extérieur.

L’accès à l’application est gratuit pour les utilisateurs externes et la souscription à Spark Meetings est de l’ordre de quelques euros par mois pour les collaborateurs de l’entreprise.

 

Principales caractéristiques et prix

  • Un écran tactile 16:9 de 55 « - LCD à LED - 350 nits.
  • Une caméra 4K avec un angle de vision de 86 degrés.
  • Un ensemble de microphones composé de 12 modules.
  • Prix du terminal Cisco Spark Board : 4 700 € HT

 

* Article paru pour la première fois dans Sonovision #7, p. 66-67. Abonnez-vous au magazine Sonovision (1 an • 4 numéros + 1 hors-série) pour accéder, dès leur sortie, à nos articles dans leur intégralité.

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