Bubblz Workflow : un assistant de production 2.0

Innovation Technologique, Technique, Services // vendredi, 09 décembre 2016 // Rédigé par S.P. Cholifex

Avec son drôle de nom en forme d’onomatopée – qui n’annonce pas vraiment le programme – Bubblz est avant tout une start-up française qui s’est créée en 2013, à l’initiative de trois jeunes diplômés inspirés, prêts à se lancer dans l’entreprenariat dans le domaine des nouveaux services numériques.*

 

Bubblz édite aujourd’hui une solution logicielle innovante pour le secteur de la production de contenus audiovisuels ; c’est Bubblz Workflow, qui permet de gérer les étapes d’un processus de fabrication de contenu audiovisuel tout en y associant les échanges des fichiers-médias nécessaires aux travaux à réaliser. Cette solution est commercialisée sous la forme d’un service logiciel en ligne (ou SaaS pour Software as a Service) proposé en location par abonnement mensuel.

 

Quand tout est fichier…

Depuis quelques années, il est donné à tous de constater, au quotidien, que la révolution numérique des pratiques audiovisuelles a entraîné dans son sillage une indescriptible prolifération de fichiers-médias ; des fichiers qui se caractérisent par une très grande diversité, de type comme de taille, à la différence de ceux qui sont pratiqués dans d’autres secteurs d’activités industrielles. Ces fichiers sont les éléments tangibles qui concrétisent le mieux la notion de dématérialisation des médias pour les utilisateurs ; et plus encore à l’occasion des échanges opérés en fonction de la nature des contenus qu’ils véhiculent.

C’est ce constat qui a conduit en 2013 Sébastien Bencherqui, alors étudiant à l’Essec (École supérieure des sciences économiques et sociales), à imaginer un système pratique et fiable pour échanger des fichiers entre les particuliers. Un défi à la hauteur de la renommée des plates-formes de référence que sont DropBox, Google-Drive ou WeTransfer pour les besoins du grand-public, et parfois des professionnels. Avec ses acolytes Antoine Bianconi, développeur diplômé de Supinfo, et Arthur Froger, concepteur web formé à l’IIM (Institut de l’internet et du multimédia), il constitue le trio fondateur de la société Bubblz.

La start-up sera incubée par l’Essec, avec un soutien financier de la région Ile-de-France, et grâce à une première levée de fonds fructueuse, réalisée notamment grâce à l’initiative « 101 Projets » et le parrainage de trois patrons d’entreprises renommées du web (parmi lesquels Xavier Niel de Free).

Après huit mois de recherches et de développements, Bubblz lance en 2015 la nouvelle solution web d’échange de fichiers du même nom, reconnaissable à son interface graphique simplifiée. Alors que les utilisateurs de ce service s’avèrent être plus massivement des entreprises que des particuliers, Sébastien Bencherqui explique comment les choses se sont passées.

« Nous avons constaté que la problématique du partage de fichiers était plus grande chez les pro que chez les particuliers, et en particulier dans le domaine des médias ; alors nous avons choisi de recentrer nos objectifs sur des besoins plus professionnels. Dans cette réorientation du B2C au B2B, évoluant des services au grand public vers des services aux entreprises, nous avons compris que l’organisation du projet et la planification des étapes de production étaient un besoin important et dépendant de la gestion des médias. »

L’équipe décide donc de proposer une nouvelle offre de service à une clientèle professionnelle spécialisée dans le domaine de la fabrication de contenus vidéo ; en prenant en compte cette fois les besoins induits par des processus de travail dématérialisés, souvent récurrents, collaboratifs, qui doivent être personnalisés dans un contexte identifié, et impliquent des accès fréquents à des espaces de stockage pour des fichiers-médias volumineux devant être protégés et sécurisés.

 

… et que le reste est procédure

Pour un processus de travail collaboratif, l’efficacité des interactions entre les membres d’une équipe est un facteur déterminant de succès, de rapidité, de réactivité… et de satisfaction professionnelle. La simplification des transactions, en améliorant la fluidité des échanges, donne à tous le sentiment de bien travailler ensemble. C’est donc un facteur qui mérite une attention très particulière ; au même titre que l’efficacité des échanges de fichiers médias entre les protagonistes.

Ce sont donc ces deux principes qui guideront la conception de Bubblz, avec deux axes fonctionnels d’une grande complémentarité : modéliser et guider les étapes de travail des contributeurs, en distribuant les fichiers-médias impliqués dans leurs phases d’activité respectives…

« Bubblz est la seule solution qui associe une gestion automatisée des processus métiers avec un stockage des fichiers médias dans le cloud, permettant des transferts rapides et sécurisés », déclare Sébastien Bencherqui, aujourd’hui jeune président cofondateur, âgé de 26 ans, le même âge que ses associés, Antoine Bianconi qui assure la direction technique et Arthur Froger à la direction artistique.

Cette réorientation du produit a été salutaire pour Bubblz qui a intégré en 2016 le programme d’accélération « Innov&Connect » de Paribas, en obtenant dans le même temps une seconde levée de fonds à hauteur de 160 k€ ; dès l’année prochaine, une nouvelle levée de fonds pourrait permettre à la société – qui se compose aujourd’hui d’une équipe réduite de sept permanents – de multiplier ses effectifs pour assurer un service amélioré. Une perspective qui lui donnerait les moyens de concrétiser ses ambitions futures.

 

La modélisation d’un workflow

Après une phase d’analyse détaillée du modèle de fonctionnement de l’entreprise cliente, effectuée en étroite collaboration avec des collaborateurs chargés de la supervision de la production, la modélisation du processus cible est réalisée par l’équipe de Bubblz. C’est cette modélisation qui donnera au système la description chronologique des étapes de fabrication et de validation du programme, indiquant la nature des travaux à réaliser aux acteurs concernés, assurant les notifications et envois de mails, et mettant à leur disposition les fichiers médias nécessaires à la réalisation de leurs tâches respectives. Cette phase de travail méthodique est aujourd’hui assurée par l’équipe experte de Bubblz.

Les développements logiciels de la plate-forme de service en ligne sont réalisés sur la base de la solution « Ruby On Rails », un outil web transactionnel reconnu dans le domaine du logiciel OpenSource. Mais l’objectif futur de la plate-forme est de proposer aux utilisateurs un mode de mise en œuvre plus direct. Si à ce jour, la modélisation d’un processus, pour une entreprise cliente, est un travail qui doit être réalisé dans un délai imparti par l’équipe Bubblz, il est envisageable à l’avenir que le système puisse disposer, par défaut, d’un catalogue de processus-types disponibles pour l’utilisateur.

Selon une offre commerciale adaptée, le modèle de base pourrait être exploité en l’état, ou modifiable pour être personnalisé et répondre plus précisément au schéma de travail du client. Une option pourrait aussi être proposée aux utilisateurs pour leur permettre de modifier le modèle standard, grâce à l’interface graphique d’édition d’une console d’administration, pour en faire un module personnalisé plus finement adapté aux spécificités du contexte, le processus de travail pouvant encore être construit ou adapté par l’équipe spécialisée de Bubblz comme c’est le cas aujourd’hui.

 

Thomas Gerbier, qui pilote le développement commercial de la société, décrit l’offre actuellement proposée :
- pour deux procédures (Workflow) distribuées sur dix collaborateurs, avec cinquante projets orchestrés, 500 Gigaoctets de stockage média, sur des écrans Bubblz standards au tarif de 250 €/mois ;
- pour cinq procédures distribuées sur trente collaborateurs, avec deux cents projets orchestrés, 1 Teraoctet de stockage, sur des écrans personnalisables selon la charte graphique de l’entreprise utilisatrice, au tarif de 500 €/mois ;
- pour le développement du modèle de procédure : durée de deux à cinq jours (au tarif de 650 €/jour/homme).

Pour garantir la continuité de son développement dans un environnement hautement sécurisé avec une haute exigence de ses conditions de services, la plate-forme est hébergée dans le cloud d’Amazon ; un cloud qui pourrait prochainement reposer sur des infrastructures relocalisées sur le territoire français compte-tenu des annonces faites par le géant américain de l’hébergement sur Internet.

Bubblz revendique actuellement près de 3 000 utilisateurs. Parmi ceux-ci, le pôle « Social TV » de FranceTV Editions Numériques expérimente le système depuis plusieurs mois pour récupérer des contenus vidéo frais et ciblés auprès des différentes chaînes du groupe, et les reformater pour les publier sur les réseaux sociaux. Le système permet de gérer de manière centralisée et unifiée ce type de processus récurrent, avec de la gestion d’équipes, de l’assignation de tâche, du suivi de réalisation, du commentaire et de la validation. Il remplace à lui seul des logiciels divers (Excel pour la planification en tableaux, WeTransfer avec le risque de liens de téléchargement périmés…) et des espaces de partage qui ne sont pas toujours bien adaptés. Et il assure en complément le suivi des versions qui est à lui seul générateur de nombreuses pertes de temps…

Toutes ces tâches chronophages assurées par des services automatisés de la plate-forme libèrent du temps pour les collaborateurs qui peuvent le consacrer à la réflexion, à la création et à d’autres activités productives. Ce qui fait dire que le système permet d’améliorer la productivité des équipes, tout en les soulageant de nombreuses préoccupations quotidiennes, comme celle consistant à rechercher l’information auprès de celui qui la détient, lorsque celui-ci est connu… ce qui n’est malheureusement pas toujours le cas.

Deux niveaux de collaboration permettent d’échanger des messages et commentaires : d’une part sur le projet lui-même, permettant de partager des informations sur le déroulement du projet, et d’autre part, plus finement, sur le média lui-même, avec la possibilité de placer une annotation pour caractériser l’image ou le son à un instant précis. Les annotations des différents contributeurs s’affichent chronologiquement sur une ligne de temps verticale à l’écran.

Dans un autre contexte d’utilisation avec la mairie de Paris, c’est l’envoi automatique des emails qui permet au chef de projet digital de gérer en parallèle une centaine de dossiers en réponse à un appel à candidatures et de récupérer autant de fichiers applicatifs livrés, selon une procédure unifiée, directement sur les serveurs de la plate-forme.

En donnant de la lisibilité aux processus de travail et en encadrant les échanges de fichiers-médias, la plate-forme Bubblz se positionne comme une nouvelle ressource connectée qui peut se mettre rapidement au service de l’organisation des productions audiovisuelles collaboratives dématérialisées. Elle apporte à tous ses utilisateurs, quelle que soit la taille de leur organisation, où qu’ils se trouvent, et à n’importe quel moment, une version numérique combinant « pense-bête » et Todo list…

Sur n’importe quel équipement connecté à Internet (PC ou Mac, smartphone et tablettes), capable de lancer un navigateur web, l’utilisateur accède à son catalogue de projets, s’informe de leur progression, et interagit avec l’équipe en apportant sa contribution dans sa spécialité. Bubblz a l’ambition de devenir le back-office numérique des industries audiovisuelles (elle existe en français et en anglais...) en permettant aux professionnels d’automatiser leur gestion de projets et leurs échanges de fichiers.

* Cet article est paru en intégralité, pour la première fois, dans Sonovision #5, pp. 30-31. Abonnez-vous à Sonovision pour avoir accès à nos articles complets dès leur sortie.

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